Office Manager:in & Teamassistent:in (Teilzeit 20 bis 30 Std.)

Du begeisterst dich für Ernährung und Frauengesundheit und hast Lust, unser dynamisches Team in allen Aspekten der täglichen Arbeit zu unterstützen? Dann bewirb dich bei uns!

Wer wir sind? XbyX - Women in Balance ist eine Lifestyle-Marke, die Frauen ab der Lebensmitte über Ernährung, Wechseljahre und gesundes Altern aufklärt. Außerdem bieten wir innovative, pflanzenbasierte Produkte auf Basis aktueller wissenschaftlicher Erkenntnisse.

Damit unser 35-köpfiges Team sich auf die Begleitung unserer Community von Tausenden starken Frauen konzentrieren kann, braucht es zuverlässigen Support im Hintergrund. Daher suchen wir zum sofortigen Start eine:n engagierte:n und zuverlässige:n

Office Manager:in und Teamassistent:in (Teilzeit 20 bis 30 Std.)

Deine Mission als Office Manager:in und Teamassistent:in ist es, sämtliche organisatorischen Fäden zusammenzuhalten und immer ein offenes Ohr für das Team und seine Bedürfnisse zu haben.

DEINE AUFGABEN:

• Atmosphäre schaffen: Du sorgst für eine produktive und freundliche Arbeitsatmosphäre. Dazu zählen nicht nur die Bestellung von Büromaterial, Blumen, Snacks u.ä., sondern auch das Herrichten von Geburtstagstischen, die Organisation von Geschenken und ähnliches.

• Administrative Aufgaben übernehmen: Du bearbeitest die Post, hast Versicherungen im Blick, wickelst Förderungen ab und kümmerst dich um sämtlichen Schriftverkehr und die Ablage.

• Events organisieren: Du organisierst unsere quartalsweisen Teamevents und Offsites, von der Location-Suche über die Organisation von Teambuilding-Aktivitäten bis zur Abrechnung. Auch bei Planung und Durchführung unseres jährlichen XbyX-Kundinnen-Events unterstützt du tatkräftig.

• Für Ordnung sorgen: Du koordinierst Reinigungsfirma und Hausmeister-Service und klärst Fragen mit unserem Vermieter.

• Gute Seele des Büros: Als Teamassistenz hast du jederzeit ein offenes Ohr für die Fragen und Bedürfnisse des gesamten Teams und unterstützt bei allem, was zu einem reibungslosen Ablauf und zu guter Stimmung im Büro beiträgt.

WIR BIETEN DIR:

• die Chance, ein wichtiges Thema der Frauengesundheit leidenschaftlich und aktiv mitzugestalten, dabei selbst viel Neues über hormonelle Balance, Ernährung, Wechseljahre und gesundes Altern zu lernen.

• ein hoch motiviertes und dynamisches Team, das mit Top-Talenten wie dir wachsen möchte.

• verantwortungsvolle Aufgaben, eine aufgeschlossene Unternehmenskultur und eine faire Bezahlung.

• eine Teilzeit-Stelle mit einem Umfang von 20 bis 30 Stunden an fünf Tagen in der Woche. Für diese Stelle ist die überwiegende Präsenz im Office erforderlich.

• Mitarbeiter-Benefits über dein Gehalt hinaus: betriebliche Altersvorsorge, Weiterbildungskurse, werktäglicher Essenszuschuss, monatlich 50€ Sachbezug über freie Gutscheinwahl bei Top-Marken wie Miles, Zalando, Urban Sports Club, Spotify, MediaMarkt & Co., außerdem Mitarbeiterrabatte bei XbyX und anderen hochwertigen Female Start-Up Marken.

• regelmäßige Team-Events, Offsites, Weihnachts- und Sommerfeiern.

• Versorgung mit XbyX Shakes, Smoothies und Extrakten.

• vor allem – eine langfristige Perspektive mit großem Entwicklungspotenzial.

DEIN PROFIL:

• Du hast idealerweise eine kaufmännische Ausbildung absolviert und bereits umfangreiche Erfahrungen im Office Management oder als Teamassistenz gesammelt.

• Du besitzt ein hohes Maß an Sorgfalt und Strukturiertheit sowie eine ausgeprägte Servicementalität: Dich macht es glücklich, wenn du andere glücklich machen kannst.

• Du bist es gewohnt, selbstständig und eigenverantwortlich zu arbeiten. Gleichzeitig hast du Freude daran, ein aktiver Teil eines ambitionierten Teams zu sein.

• Du bist empathisch und aufgeschlossen, kommunizierst proaktiv und direkt.

• Du hast einwandfreie deutsche Sprachkenntnisse (Grammatik, Rechtschreibung) und bist erfahren im Umgang mit Office-Software bzw. Google Suite, insbesondere Sheets / Excel sowie kollaborativen Projekt-Management Tools wie Asana und Slack.

• Du kannst regelmäßig an fünf Tagen der Woche vor Ort in unserem Office in Berlin-Mitte nahe Nordbahnhof tätig sein.